ประเภทของรายงาน
รายงาน (Report) เป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นโดยรวบรวมข้อมูลสำคัญในแต่ละเรื่อง เพื่อใช้ประกอบการปฏิบัติงานของผู้ใช้หรือการตัดสินใจของผู้บริหาร ปกติผู้จัดการต้องการรายงานในเรื่องต่าง ๆ เช่น ยอดขาย สินค้ารับคืน หรือต้นทุนการดำเนินงาน เป็นต้น เพื่อใช้ประกอบการบริหารงานให้มีประสิทธิภาพ โดยที่เราสามารถแบ่งรายงานที่ผลิตโดย MRS ออกได้เป็น 4 ประเภท ดังต่อไปนี้
1. รายงานที่ออกตามตาราง (Schedule Report) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นตามระยะเวลาที่กำหนดแน่นอน เช่น ประจำวัน ประจำสัปดาห์ หรือประจำเดือน เป็นต้น โดยรายงานตามตารางเวลาจะสรุปผลการดำเนินงานในแต่ละช่วงเวลาที่ผ่านมา ปกติการจัดทำรายงานตามรอบระยะเวลามีวัตถุประสงค์ เพื่อให้ข้อมูลแก่ผู้จัดการในการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคุมให้เป็นไปตามเป้าหมายที่ต้องการ
2. รายงานที่ออกในกรณีพิเศษ (Exception Report) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นเมื่อมีสิ่งผิดปกติหรือปัญหาเฉพาะหน้าเกิดขึ้น โดยการนำเสนอรายงานพิเศษมีวัตถุประสงค์ต้องการให้ผู้บริหารรับทราบและทำการตัดสินใจแก้ไข และควบคุมผลประโยชน์ขององค์การ เช่น รายชื่อลูกค้าที่ค้างชำระ เป็นต้น
3. รายงานที่ออกตามความต้องการ (Demand Report) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นตามความต้องการของผู้บริหาร ซึ่งรายงานตามความต้องการจะแสดงข้อมูลเฉพาะเรื่องที่ผู้บริหารต้องการทราบ เพื่อให้ผู้บริหารเกิดความเข้าใจในปัญหาและสามารถตัดสินใจอย่างเหมาะสม
4. รายงานที่ออกเพื่อพยากรณ์ (Predictive Report) เป็นรายงานที่ให้ข้อสารสนเทศที่ช่วยในการตัดสินในของผู้บริหาร การพยากรณ์จะอาศัยเทคนิคการวิเคราะห์ทางสถิติ และคณิตศาสตร์ หรือที่เรียกว่าการวิจัยขึ้นดำเนินงาน (Operations Research) มาทำการประมวลผลข้อมูลในอดีต เพื่อช่วยให้ผู้บริหารสามารถมีแนวทางในการเลือกตัดสินใจว่า ถ้าสถานการณ์เป็นอย่างนี้ อะไรจะเกิดขึ้นต่อไป และสมควรดำเนินการอย่างไร หรือที่เรียกว่า “ถ้า…แล้ว…(What…if)”
รายงานเป็นรูปแบบสำคัญในการจดบันทึก ส่งผ่าน และอ้างอิงข้อมูลภายในขององค์การ ในอดีตการจัดทำรายงานจะใช้ระยะเวลาและแรงงานมาก แต่ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้การจัดทำรายงานมีประสิทธิภาพ ช่วยให้ผู้บริหารสามารถใช้เวลาและข้อมูลให้เกิดประโยชน์ ในการทำงานอย่างเต็มที
0 comments:
Post a Comment